Het digitale logboek – extra informatie

Extra toepassingen

Daarnaast is het ook mogelijk om gegevens over gebouw gebonden installaties in het digitale logboek op te nemen, zoals periodiek onderhoud en keuringen. Voorbeelden van dergelijke installaties: luchtbehandelingsinstallaties, stookruimten, koelinstallaties, elektrische installatie of bliksemafleiding, maar ook uitgevoerde of uit te voeren activiteiten met betrekking tot hygiëne en gezondheid zoals legionellapreventie.

Met de komst van het digitale logboek behoren de fysieke logboeken tot het verleden. Het digitale logboek is dè tool voor een efficiënte bedrijfsvoering, een goede beheersing van de veiligheid en naleving van regelgeving. Het digitale logboek maakt het ook mogelijk toezicht te houden op (onderhouds)activiteiten die hebben plaatsgevonden en deze te toetsen aan de hand van gemaakte afspraken en contracten.

Onafhankelijkheid

MEBA beveiligingen werkt onafhankelijk, u bent vrij in uw keuze in partijen waarmee u te maken heeft zoals installateurs, onderhoudspartijen, adviseurs en aannemers (u bent vrij in de keuze met welke installateurs, onderhoudspartijen, adviseurs en aannemers u samen werkt).

Wie werken met het digitale logboek?

• Eigenaren, gebruikers en beheerders van gebouwen voor een up to date en betrouwbaar overzicht per gebouw
• Installatiebureaus die onderhoud plegen voor meerdere gebouwen
• Architecten en vastgoedontwikkelaars die betrokken zijn bij het ontwerpen en realiseren van gebouwen
• Brandweer en gemeenten die belast zijn met controle op naleving van wetgeving ten aanzien van veiligheid.

Eén licentie per klant
Eenvoud, betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid. Daarom heeft MEBA beveiligingen gekozen voor één licentie per klant. Deze licentie is opgebouwd uit één of meerdere gebouwen. Daarbinnen heeft elk gebouw haar eigen digitale logboek met bijbehorende mappenstructuur. Een licentie per klant betekent ook een compleet en up to date overzicht van alle gebouwen.

Standaard hoofdmappen in het digitale logboek

• Arbo
  Onder de hoofdmap Arbo kunt u in de aangemaakte (sub)mappen documenten opslaan en bijwerken zoals de opgestelde RI&E, het plan van aanpak, maar ook alle items aangaande de BHV organisatie.
• Bouwen
  Onder de hoofdmap Bouwen kunt alle gegevens met betrekking tot de afgegeven omgevingsvergunning(en) bouwen toevoegen, zoals de besluiten van het bevoegd gezag, de vergunningstekeningen, berekeningen en documenten die van toepassing zijn op een gelijkwaardigheidsverzoek.
• Brandveiligheid
  Onder de hoofdmap Brandveiligheid is een onderverdeling gemaakt in Bouwkundige brandveiligheid, Installatietechnische brandveiligheid en Organisatorische brandveiligheid en een map die betrekking heeft op de van toepassing gebruiksmelding of omgevingsvergunning brandveilig gebruik.
• Milieu
  Onder de hoofdmap Milieu kunt u uw documenten opslaan die betrekking hebben op bijvoorbeeld de afgegeven milieuvergunning en/of het activiteiten besluit enz..
• Gebouwgebonden installaties
  Onder deze map kunt alle documenten opslaan die betrekking hebben overige installaties die in het bouwwerk aanwezig zijn zoals de elektrische installatie, koelinstallaties zoals de airco enz.

Inrichting van het digitale logboek
Het digitale logboek heeft een duidelijke mappenstructuur per gebouw (met tabbladen) die door de organisatie zelf, eenvoudig, op maat wordt aangemaakt. Achter elk tabblad wordt de bijbehorende informatie overzichtelijk ingevoerd en opgeslagen. Ook hier is gebruiksvriendelijkheid een belangrijk uitgangspunt. Mappen kunnen toegevoegd worden door middel van een ‘aanvink systeem’. Alleen die mappen die relevant zijn voor de betreffende locatie zijn zichtbaar.

QR-code voor extra gebruiksgemak
Bij het aanmaken van een locatie wordt standaard een QR-code en een servicecode aangemaakt. Het scannen van de QR-code of het invoeren van een service code geeft een directe verbinding met de juiste locatie binnen het digitale logboek. Een QR-code per (technische)installatie optimaliseert zowel functionaliteit als gebruiksgemak. Ideaal voor uw onderhoudspartijen! De QR-code werkt alleen wanneer iemand geautoriseerd is in het systeem van MEBA beveiligingen. Op deze manier is oneigenlijk gebruik van de QR-code niet mogelijk en zijn uw gegevens beveiligd.

Extra toepassing in het kader van brandveiligheid
Aan brandveiligheid worden heel specifieke en strikte eisen gesteld, niet alleen vanuit de wetgever, maar ook vanuit verzekeringsmaatschappijen. Op de hoogte blijven van alle wettelijke eisen en veranderingen is haast onmogelijk, maar het niet voldoen aan deze eisen heeft verstrekkende gevolgen. MEBA beveiligingen heeft een tool ontwikkeld die de regelgeving met betrekking tot brandveiligheid, Arbo en milieu koppelt aan het digitale logboek. Onaangename verrassingen zijn hiermee zo goed als uitgesloten.

Beveiliging en autorisatie
De data transport binnen het digitale logboek is beveiligd op basis van SSL. Daarnaast vindt voor data opslag encryptie plaats. Door een 24/7 monitoring van alle systemen zijn wij in staat snel en adequaat te reageren bij eventuele uitval of calamiteiten. De systemen van MEBA beveiligingen zijn gehuisvest in Nederland bij bedrijven die vallen onder de Nederlandse wetgeving. Meer informatie hierover kunt u opvragen bij MEBA beveiligingen.

Toegang tot data
De toegang tot data is geregeld via een koppeling van tussen bevoegdheden en functie/ werkzaamheden. Inloggegevens bestaan uit een uniek e-mail adres (tevens username) in combinatie met een wachtwoord. Hiermee heeft de betreffende persoon enkel toegang tot de mappen die voor hem of haar relevant zijn. Autorisatie en bevoegdheden worden gekoppeld op basis van de zes standaard gedefinieerde type gebruikers, te weten:

• Super admin (MEBA beveiligingen)
• Super user
• Gebruiker
• Onderhoudsbedrijf
• Adviseur
• Bevoegd gezag

Vragen

Indien u vragen heeft of een offerte wenst te ontvangen, dan zien wij uw verzoek graag tegemoet per e-mail info@mebabeveiligingen.nl